28/03/2022

Eventi automotive nel rispetto della legge

28/03/2022

Eventi automotive nel rispetto della legge

Promuovere la vendita di automobili

La promozione di un’azienda che opera nel settore dell’automotive passa anche attraverso l’organizzazione di eventi come “Porte Aperte”, “Open Weekend”, test drive o attività di altro tipo, anche con la partecipazione di ospiti ed artisti, in occasione del lancio di nuovi veicoli.
Se sei una concessionaria monomarca o multimarca, ti occupi di vendita di veicoli usati, nuovi, a KM0 o comunque operi a qualsiasi titolo settore automotive (rivenditore, officina, servizi vari), come avrai potuto constatare molte sono le questioni da tenere in considerazione nel momento in cui si decide di organizzare un evento.

Obblighi legali per una concessionaria che organizza un evento

I profili legali da tenere in considerazione per le concessionarie che nel corso del 2022 hanno intenzione di tenere eventi tipo “Porte Aperte” devono essere gestiti sin dall’ideazione dello stesso , rispettati nel corso del suo svolgimento e valutati in ragione degli obiettivi che si intendono perseguire. Eccone alcuni:
1) Normativa sulla protezione dei dati personali e, quindi, anzitutto Codice Privacy e GDPR per quanto attiene alla registrazione dei partecipanti, alla raccolta dei consensi marketing e, in generale, ai dati personali trattati;
2) Normativa sulla tutela del diritto d’autore e quindi, soprattutto, Legge a protezione del diritto d’autore per quanto riguarda gli scatti fotografi ed i video dell’evento che si intendono pubblicare;
3) Codice della proprietà industriale per quanto attiene all’uso di marchi della casa madre e, quindi, i relativi aspetti contrattuali;
4) Eventuali autorizzazioni amministrative per allestire la location che ospita l’evento o per esporrei manifesti realizzati in occasione dello stesso;

Conseguenze per l’azienda automotive che non rispetta le normative 

Quali possono essere le conseguenze causate dal disinteresse dell’azienda per i profili legali dell’organizzazione degli eventi? Eccone alcune:
1) L’acquisizione dei dati dei partecipanti all’evento (o al test drive) o degli ospiti, in modo non conforme alla normativa privacy; questo può causare sanzioni di notevole entità, oltre a compromettere la reputazione dell’azienda;
2) L’impossibilità di utilizzare i contenuti realizzati, come ad esempio gli scatti fotografici per finalità promozionale della concessionaria oppure gli audio degli ospiti come podcast. L’uso di contenuti in assenza di autorizzazione può, inoltre, dar luogo a contestazioni e richieste di risarcimento danni;
3) La difficoltà nel gestire problematiche nell’immediatezza dell’evento: ad esempio, rinuncia alla partecipazione da parte dell’ospite o annullamento, per qualsiasi ragione, dell’intero evento o di alcune attività.

Come organizzare eventi promozionali in compliance normativa

Per gestire in modo corretto, sotto il profilo legale, l’organizzazione di un evento, è utile elaborare alcune procedure da seguire ed è importante dotarsi preventivamente di tutta la documentazione da utilizzare.
Si può partire da una checklist. Ad esempio:
1) Prima dell’evento.
Chi può partecipare all’evento? Ci sono anche minori? Come avviene la registrazione e la conservazione dei dati personali dei partecipanti?
2) Durante l’evento.
Sono previste registrazioni e scatti? Come viene gestita l’immagine dei partecipanti? Come viene regolato il rapporto con gli ospiti? Ed il test drive?
3) Dopo l’evento.
La concessionaria vuole pubblicare i contenuti nei propri profili social? Ci sono eventuali opere realizzate nel corso dell’evento (ad esempio artisti chiamati ad interpretare un tema automotive)?
Queste sono solo alcune delle domande da cui vi suggeriamo di partire per poter gestire in modo corretto, dal punto di vista legale, l’organizzazione di un evento nel settore automotive.
Dopo aver compilato una checklist completa, si può procedere all’elaborazione di procedure concrete per fissare l’iter di ogni evento (modulabile) e predisporre la documentazione necessaria.